¿Cómo funciona la administración de tu conjunto residencial y qué deberes tiene?

El desconocimiento sobre nuestros derechos y deberes al residir en una propiedad horizontal hacen que en ocasiones incumplamos con las obligaciones que tenemos como copropietarios o residentes, así como, que sean vulnerados nuestros derechos.

También es importante conocer las responsabilidades, funciones y habilidades que tiene la persona que administra, tanto los bienes como los recursos del conjunto residencial, pues este tiene a su cargo el manejo de nuestro patrimonio.

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Es primordial, tener cierto conocimiento básico del funcionamiento de una copropiedad, sobre todo, cuando la propiedad horizontal ha demostrado una dinámica en expansión en los últimos años.

“La gran mayoría de proyectos inmobiliarios que en la actualidad se desarrollan, se desarrollan bajo este formato, por ejemplo, cifras del DANE del censo 2018 muestran como en ciudades principales más del 50% de las familias viven en propiedad horizontal: Bogotá supera el 60%, Medellín el 57%, Bucaramanga el 54%, como por dar unos ejemplos”, describe Fredy Mancera, director de normalización de la Federación Colombiana de Lonjas de Propiedad Raíz, Fedelonjas.

Cuando nos referimos a una copropiedad podemos referirnos a “un edificio, un conjunto, puede ser también un centro comercial, una zona industrial, un aeropuerto, un coliseo, es decir, donde haya más de un inmueble que pertenezcan a una misma estructura”, explica Carlos Alfredo Rivera, fundador Rivera Mojica y Asociados SAS.

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¿Cuál ley reglamenta la propiedad horizontal?

De acuerdo con Omar Ortiz, gerente de Admejores Holding Inmobiliario, desde que se concibió el término de propiedad horizontal, “a partir del año 1930, cuando se crea la primera copropiedad en el centro de la capital, entendiendo que antes eran únicamente casas”, se han expedido tres leyes fundamentales que reglamentan y consolidan el modelo de propiedad horizontal en el país.

La Ley 182 de 1948, Ley 16 de 1985 y la Ley 675 de 2001, han abordado desde diferentes perspectivas el concepto de propiedad horizontal, su conformación y evolución; así mismo, se han desarrollado las funciones que debe tener el administrador de una unidad residencial.

Actualmente, la ley que reglamenta la propiedad horizontal, los derechos, deberes y otros parámetros con relación a estos espacios donde se concentran bienes privados y comunes, es la Ley 675 del 2001, que recoge todas las leyes anteriores.

Su objetivo es garantizar la seguridad y la sana convivencia entre las personas que habitan en copropiedades, mediante normas y mecanismos para implementar de manera efectiva aspectos como las funciones de los órganos comunitarios y del Administrador, el régimen de convocatorias, el ejercicio del derecho de voto, las actas de asambleas, entre otros ítems.

Función de un administrador en una propiedad horizontal

Las funciones del administrador dentro de una propiedad radican en cuatro elementos claves: ejecución, representación, recaudo de cuotas y conservación de la propiedad horizontal.

De acuerdo con Germán Molano, presidente fundador Colegio Administradores de Propiedad Horizontal de Bogotá, el administrador de propiedad horizontal como representante legal y gestor del gasto y los bienes y servicios comunes, es el encargado de:

“Tramitar, recaudar, y utilizar todas las herramientas que la ley le otorga, para poder obtener de todos los copropietarios: primero, comportamientos debidos; segundo, la mejor manera de vivir; y tercero, que aportemos todos dinero para que podamos mantener los bienes comunes”, resalta.

Según el artículo 51 de la Ley 675 de 2001, “la administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador”, quien tiene las siguientes funciones básicas:

1. Convocar reuniones ordinarias o extraordinarias, y someter para aprobación de los asambleístas inventarios, balances generales de cuentas y presupuestos de gastos e ingresos del año.
2. Es responsable, directamente o bajo su dependencia, de las actas de asamblea, registro de propietarios y residentes, y de atender la correspondencia relativa al conjunto o edificio.
3. Es su deber publicar y poner en conocimiento de propietarios y residentes las actas de asambleas o del consejo de administración, si es el caso.
4. Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.
5. Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.
6. Administrar los inmuebles y bienes que conforman la propiedad horizontal.
7. Cuidar y vigilar los bienes comunes, así como ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos, conforme con las facultades y restricciones del reglamento de propiedad.
8. Cobrar y recaudar cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario.
9. Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento de propiedad horizontal aprobadas por la asamblea general de propietarios, e inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica.
10. Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija.
11. Notificar a los propietarios sobre las sanciones impuestas en su contra por la asamblea general o el consejo de administración, según sea el caso, por incumplimiento de obligaciones.
12. Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en esta ley, en el reglamento de propiedad horizontal y en cualquier reglamento interno, que hayan sido impuestas por la asamblea general o el Consejo de Administración, según el caso.
13. Expedir el paz y salvo de cuentas con la administración del edificio o conjunto cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular.
14. Las demás funciones previstas en la presente ley en el reglamento de propiedad horizontal, así como las que defina la asamblea general de propietarios.

Importancia del administrador en una copropiedad

Es importante que, al momento de elegir un administrador, este sea seleccionado según su idoneidad, donde reúna las condiciones y características necesarias para cumplir con sus funciones, sobre todo por su papel de mediador y enlace entre propietarios y/o residentes. 

Es por esto que, “los administradores hoy en día se están profesionalizando y están buscando formación que les permita ejercer correctamente sus funciones”, precisa Rivera.

Ya que administrar una copropiedad requiere de mucha responsabilidad, no solo por el manejo del dinero común, sino también por las facultades tanto legales como en la toma de decisiones, que tienen la capacidad de afectar a todos los individuos que hacen parte de la unidad residencial.

“En general, la gestión que desarrolle la administración de la copropiedad en cabeza del administrador, va a influir en aspectos tan importantes como la convivencia, la calidad de vida de los residentes que habitan una Propiedad Horizontal, y también va a influir en aspectos tan importantes como la valorización de las unidades privadas, que van a ser impulsadas por el estado de los bienes comunes en el momento de una transacción inmobiliaria”, indica Mancera.

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Características que debería tener un buen administrador

En ese sentido, al definir quién va a llevar las riendas de la gestión de la copropiedad, lo primero que debemos hacer es determinar las competencias que debe demostrar la persona que va a llevar a cabo distintas funciones de administración en una copropiedad.

Un administrador de propiedad horizontal debe contar con conocimiento legal, buenas habilidades de comunicación, aptitudes en temas de planificación y organización, y sobre todo, buen manejo del dinero, como se recauda y en que se invierte.

“Nos debemos basar en el conocimiento que debe tener el administrador, sus habilidades, sus destrezas, así como las funciones propias que va a desarrollar en el cargo y cuáles deben ser los productos, esos entregables durante la ejecución o durante el ejercicio de su gestión”, comenta Mancera.

En los temas de conocimientos Mancera destaca aspectos relacionados con competencias legales, de mantenimiento, temas contables, operativos y tributarios.

“También es importante definir en los aspectos de conductas o competencias blandas las habilidades y destrezas como son el pensamiento crítico, el manejo de conflictos, el liderazgo, entre otras”, especificó.

Recursos para propietarios de conjuntos residenciales

“El administrador siempre va a tener dos límites dentro de una copropiedad: asamblea de copropietarios y el consejo de administración”, expone Esteban Leonardo González, jefe de derecho penal Facultad de Derecho de la Universidad Antonio Nariño.

Las asambleas de copropietarios son el órgano máximo de administración, y está conformado por la reunión de todos los propietarios de inmuebles o sus representantes, el cual se encarga de tomar distintas decisiones que determinarán el futuro de la propiedad horizontal.

Mientras que, el consejo de administración es el organismo que reemplaza a la asamblea en la toma de decisiones cuando esta no está reunida, sirve de ente asesor y controla la gestión del administrador en cumplimiento de las determinaciones dadas por la asamblea.

Si el administrador tiene comportamientos indebidos, toma decisiones que afectan a las personas, y en general a la comunidad de la copropiedad, o consideran que este comete abusos en sus funciones, los propietarios pueden:

“Acudir al consejo de administración para quejarse de ese tema, también en algunos casos existe el revisor fiscal, quien debe también participar en todo lo que tenga que ver con los malos comportamientos del administrador, y en último caso será convocar una asamblea extraordinaria para poder tomar decisiones con respecto al comportamiento de ese administrador”, señala Germán Molano.

La ley prevé que uno pueda impugnar las decisiones de esos órganos de administración como la asamblea de copropietarios, si están en contra de la ley; así como, objetar decisiones del administrador ante el juez civil del circuito, dependiendo de la ciudad donde nos encontramos.

“Adicional a eso yo tengo un amparo directo que me da la Constitución si a mí se me está violando un derecho fundamental, puedo inclusive elevar una acción ante cualquier juez de la República cuando vea que mi derecho está siendo afectado”, enfatizó González.