En Colombia y en el mundo, la firma electrónica ha experimentado un aumento significativo en los últimos años, lo que ha impulsado la adopción de procesos digitales en una variedad de áreas.

Esta firma se ha convertido en un elemento importante para agilizar los trámites digitales, y las empresas cada vez más optan por productos que les ayuden a economizar tiempo, dinero y que además sean seguros.

En Colombia, estas firmas son reguladas por la Ley 2069 de 2020 que propende por incentivar el emprendimiento en el país, y el Decreto 1789 de 2021 que regula el uso de este tipo de firmas.

Esta legislación define y reglamenta el acceso y la utilización de los mensajes de datos, así como del comercio electrónico y las firmas digitales.

Pero ¿Qué es la firma electrónica?

Como lo indica el portal DocuSign, la firma electrónica es una herramienta digital que utiliza mecanismos de autenticación para sustituir a la firma autógrafa, es decir, aquella escrita en papel. De hecho, es la forma más simple de autenticar un documento, ya que se vale de medios informáticos para formalizar acuerdos y negocios de cualquier índole.

¿Cuáles son los tipos de firma electrónica en Colombia?

La firma electrónica simple, la firma electrónica certificada y la firma digital son los tres tipos de firmas disponibles en nuestro país para suscribir documentos electrónicos.

Firma electrónica simple

Es cualquier método que permita identificar y asociar a una persona como firmante a un documento. Las contraseñas son las más utilizadas.

Un tipo de firma electrónica simple es dar clic para aceptar los términos y condiciones de la página web.

Firma electrónica certificada

El ONAC (Organismo de acreditación en Colombia) audita el esquema de generación y funcionamiento de este tipo de firma. Su uso se genera en documentos más importantes jurídicamente hablando. Se utiliza en empresas privadas y públicas para la suscripción de contratos o comunicaciones oficiales.

Firma digital

De acuerdo con la Ley 527 de 1999, la firma digital es definida como "un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, se vincula a la clave del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuar la transformación".

¿En cuáles sectores en el país donde más se ha implementado la firma electrónica?

Como lo indica AutenTIC, el liderazgo lo sostiene el sector financiero y el inmobiliario, industrias donde esta herramienta es usada en su mayoría para firmar contratos, acuerdos o formularios de cualquier índole.

“Si bien la firma electrónica es una herramienta que con el paso de los años ha ganado terreno en la mayoría de las industrias de la economía colombiana, todavía tiene un camino largo en términos de implementación en sectores como el de gobierno y público, donde aún faltan muchos avances en materia de digitalización y tramitología”, explicó Luis Miguel González, director general de AutenTIC.

Tipos de firma según la importancia del documento

El tipo que debes usar depende de la seguridad e importancia que el documento requiera.

En este sentido existen cuatro grados de confianza: bajo, medio, alto y muy alto.

Grado bajo: firma electrónica simple.

Grado medio: firma electrónica simple de doble factor y firma electrónica certificada brindada, emitida por Entidades de Certificación Digital.

Grado alto: firma digital emitida únicamente por Entidades de Certificación Digital.

Grado muy alto: se utilizan mecanismos dispuestos por la Registraduría Nacional del Estado Civil, entidad pública encargada de llevar a cabo el registro civil, electoral y de identificación de los ciudadanos.

Es importante considerar que la elección del tipo de firma debe depender de un análisis técnico-jurídico previo que determine el nivel de confianza requerido. Especial atención debe darse al empleo de firmas digitales en documentos de alta importancia legal, como actos administrativos, sentencias, contratos y títulos valores, entre otras formas de documentos.